Zeitmanagement. So plane und organisiere ich meine Termine meine Aufgaben.

Professionelles Zeitmanagement ist elementar, nicht nur für Führungskräfte, Unternehmer und Selbstständige. Vergeudete (Lebens-)Zeit ist weg und macht unzufrieden. Mit gutem Zeitmanagement kommen auch Freizeit, Familie und die so wichtigen Ruhephasen nicht zu kurz.

Wikipedia schreibt zu Zeitmanagement: Unter Zeitmanagement versteht man Vorgehensweisen, die dabei helfen sollen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraums abzuarbeiten. Im persönlichen Zeitmanagement soll mit zielführenden Arbeits- und Planungstechniken geholfen werden, den Umgang mit der Zeit zu verbessern. Zeit verstreicht in unserer Umwelt unveränderbar und stellt damit die einzige Ressource dar, die weder aufgehoben, noch – wenn verschwendet – zurückgewonnen werden kann. In diesem Sinne ist Zeitmanagement eine gute Arbeitsgewohnheit und eine Methode des Selbstmanagements. Zu den üblichen Strategien gehört es, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit abzuarbeiten, große Aufgaben in kleine Teilaufgaben aufzuspalten und bestimmte Aufgaben an andere abzugeben (Delegieren). Es ist im Allgemeinen sinnvoll, sich einen Tagesplan zu machen, der sämtliche Aufgaben und Zeit für zusätzliche, spontan anfallende Arbeiten enthält. Das Abhaken erledigter Aufgaben ist eine Erfolgskontrolle und ein wichtiges Mittel zur Motivation im Zeitmanagement. (Ende wikipedia)

Ich persönlich habe ganz früher in den 1980igern mit Time-System meine Zeit und meine Aufgaben gemanagt. Ein kleines Ringbuch mit entsprechenden Systemeinlagen, alles wurde damals handschriftlich organisiert. Allerdings: Am Anfang eines jeden Jahres war viel Übertragungsarbeit angesagt. Das war auch der Grund, warum ich in den 1990igern mit meinem Aufgaben- und Zeitmanagement nach Outlook wechselte. Ich glaube Outlook97 war meine erste Version. Die habe ich mir auch gleich auf den Server spielen lassen. Bis vor etwa 1 Jahr habe ich für mein Zeit- und Aufgabenmanagement Outlook, zuletzt die Version 2010, benutzt. Ich war damit gut organisiert und sehr zufrieden, konnte mir eigentlich nichts anderes vorstellen.

Bis ich dann 2012 von Handy auf Smartphone umgestiegen bin. „Wie organisiert Ihr mit dem Smartphone Eure Aufgaben und Termine?“ fragte ich Smartphone erfahrene Geschäftspartner. Schnell merkte ich, Outlook ist hier nicht mehr die optimale Lösung. Nun organisiere ich alles über den Google-Kalender und ich habe überall und an jedem Ort der Welt -Webzugang vorausgesetzt- Zugriff auf meinen Kalender und meine Aufgaben. Das ist heute sicher nichts Ungewöhnliches mehr, dennoch ist es genial - war ich mit Outlook doch auf meinen eigenen Rechner angewiesen.

„Zettelwirtschaft“ gibt es bei mir schon lange nicht mehr. Eine neue Aufgabe wie z. B. ein Rückruf, eine Erledigung, ein neues Angebot erstellen oder eine Rechnung schreiben … oder auch eine neue Idee, die ich verfolgen möchte … alles wird im Google-Kalender gleich notiert und zwar dann, wann ich plane, mich damit zu beschäftigen. Die entsprechenden Notizen sind auch gleich in der jeweiligen Aufgabe hinterlegt, es geht also nichts verloren.

Sonntags schaue ich mir in der Regel die kommende Woche an und ich plane meine Termine und Aufgaben soweit im Detail, wie möglich. Den Montag kann ich dann schon ziemlich detailliert planen. Im Google-Kalender kann ich Termine und Aufgaben völlig unkompliziert und zügig von hier nach da schieben, das macht das Handling meiner Planung ziemlich einfach. Immer abends plane ich den kommenden Tag im Detail, tagsüber wird dann immer mal nachjustiert. Wenn ich unterwegs bin, kann ich Anrufe erledigen, denn sie stehen in meinen Aufgaben mit hinterlegter Nummer, die ich nur anklicken muss; das Smartphone wählt automatisch. Im Prinzip habe ich meinen Google-Kalender in ständiger Bearbeitung. Ich brauche eigentlich nur abzuarbeiten, was dort geschrieben steht.

Und das ist vielleicht für viele die größte Herausforderung: Disziplin. Das abzuarbeiten, was dringend und wichtig ist. Nicht großartig abzuschweifen und sich nicht ablenken lassen. Für unvorhersehbare, dringende Erledigungen lasse ich mir freie Zeitfenster, die sind sehr wichtig.

Meine täglichen Erfolgserlebnisse sind, die zu erledigenden Aufgaben von blauer Markierung in eine weiße Markierung (erledigte Aufgabe) umzuändern. Ich empfinde das wie ein Spiel. Was für ein herrliches Gefühl, wenn nach und nach die weißen erledigten Aufgaben im Kalender das Bild prägen. Und wenn ich sehe, dass ich mir zu viel vorgenommen habe, müssen einige Aufgaben damit leben, nach hinten verschoben zu werden. Das ist dann eben so.

Im Prinzip ist Termin- und Aufgabeplanung, also persönliches Zeitmanagement, ganz easy. Man braucht lediglich die passenden Werkzeuge. Und: Man muss es tun!

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